Digitale Events lohnen sich nicht erst seit Corona und generieren einen Mehrwert für beide Parteien, wenn sie durchdacht sind. Diese online stattfindenden Events dienen vielmehr als verbindendes Element zwischen geografischer Distanz und vernünftigem Zeitmanagement. Zeit wird nur noch für die Dauer der Veranstaltung benötigt, Reisezeit und –kosten entfallen vollständig.
Wir haben die wichtigsten 9 Punkte für Veranstalter einer digitalen Veranstaltung zusammengefasst.
‘Digitales Event’ ist ein Überbegriff für verschiedene online Formate. Richtet man den Blick auf konventionelle Veranstaltungen, bekommt man schnell ein Gefühl dafür wie divers ein Event sein kann. Es gibt Konferenzen mit Opening bzw. Closing Sessions im Plenum. Es gibt Preisverleihungen oder Gala Abende bei der die Interaktion eher an zweiter Stelle steht. Networking Veranstaltungen und Schulungen sind wiederum nur dazu da, um zu interagieren. Daher ist auch bei ihrem Online Event immer die entscheidende Frage welche Art von Veranstaltung sie umsetzen möchten und mit welcher Plattform Sie dies am besten tun. Um diese Entscheidung treffen zu können, ist es wichtig, den Unterschied zu kennen:
• Bei einer Videokonferenz, handelt es sich um ein interaktives Mittel zur Kommunikation der Teilnehmer. Screenshares, Wortbeiträge, Präsentationen und Break-Out Sessions sind sehr leicht umzusetzen. Die Videoqualität schwankt je nach Anbieter sehr stark. Die Programme (z.b. Zoom oder Webex) sind auf die Stabilität der Konferenz ausgerichtet und nicht auf die Qualität jedes einzelnen.
• Ein Livestream hat in der grundsätzlichen Ausführung eine einseitige Kommunikation. Ein Videosignal wird dabei auf viele Teilnehmer verteilt. Der Vorteil liegt im Handling. Der Teilnehmer hat erstmal keinen Einfluss auf den Stream. Die Qualität ist gleichbleibend gut.
Zusätzlich entscheidend sind die qualitativen wie operationalen Möglichkeiten der einzelnen Plattformen und Tools. Denn die auditiven wie visuellen Qualitätsstandards, an die wir alle gewöhnt sind, sind sehr hoch – nicht erst seit Corona.
Wie in einem Film oder bei einem guten Buch: Der rote Faden darf auch bei ihrem Event nicht fehlen. Eine Online Veranstaltung ist schonungslos – der Teilnehmer geht, wenn er nicht einen Mehrwert erfährt. Eine klassische Aneinanderreihung von Powerpoints wird ihre Teilnehmer bestimmt nicht bei Laune halten. Seien sie kreativ! Holen Sie sich einen Moderator, starten Sie Umfragen und zeigen Sie die Dinge dort, wo sie entstehen. Ein Zuschauer möchte kein Foto des Produkts – er möchte eine Live Demo oder einen Rundgang.
Um den roten Faden richtig präsentieren zu können, benötigen Sie Zeit. Planen Sie ausreichend Probezeit für die Speaker ein. Ein Produzent und ein Regisseur sind essenzielle Mittel, um die szenische Gestaltung ihres Events zu garantieren. Ein Ablaufplan ist dabei nur das Mittel zum Zweck. Ein Ablaufregisseur weiß wie sich Dinge im TV gut präsentieren lassen. Setzen Sie auf seine Expertise.
Eine weiße Wand als Hintergrund? Das ist für ihre Videokonferenz bestimmt ausreichend. Bei einem digitalen Event sollten sie auf eine Kulisse setzen. Diese schafft Tiefe und macht das Bild interessant. Green-Screen Keying ist ein gängiges Mittel aber kann den Charme einer richtigen Kulisse nur bedingt ersetzen. Eine prägnante Couch, ein formschöner Tisch oder eine Lampe können hier schon Atmosphäre schaffen, ohne Unmengen an Geld zu verschlingen.
Eine online Event Plattform sollte für jedes Streaming vorhanden sein. Von der einfachen Landing-Page bis zum Teilnehmer-Management ist hier alles möglich. Der Zuschauer muss wissen, wo er sich das alles anschauen kann und einfach auf die Inhalte zugreifen können. Ein einheitlicher Link zur Veranstaltung ist daher Pflicht. Wir empfehlen im Geschäftsumfeld außerdem ein Teilnehmer Management. So wissen Sie genau wer zuschaut und können nach dem Event mit den Personen in Kontakt treten.
Nicht nur auf ihrer Website spielt die Datenschutz-Grundverordnung eine wichtige Rolle. Wenn Sie sich innerhalb der EU befinden, müssen sie sich auch bei ihrem Online Event danach richten. Die Event Plattform und der Streaming-Anbieter sollten in der EU gehostet werden. Ebenso sollte man mit allen Referenten und Sprechern im Livestream einen Vertrag über die Bild und Tonrechte geschlossen haben. Als Firma ist es der bessere Weg, das Hosting des Streams nachvollziehen zu können und dorthin zu verlinken. Anbieter wie Facebook oder Youtube bieten hier leider keine datenschutzkonformen Lösungen.
Gute Bildqualität können viele Dienstleister liefern. Ebenso können viele Anbieter eine gute Tonqualität liefern. Die Kunst liegt im Zusammenspiel. Ton und Videotechnik für einen Livestream können sehr kompliziert sein und Techniken aus Film und Fernsehen müssen hier angewendet werden. Ein erfahrener Lichttechniker, Bildtechniker und ein Tonmeister sind nur ein kleiner Teil des Teams. Bedenken Sie, dass ein kleiner Fehler oder ein zeitweises schlechtes Bild niemanden zum Abschalten animiert. Ein Brummen oder ein schlechter Ton allerdings schon.
Wir setzen bei Livestreams auf interaktive Elemente. Eine musikalische Darbietung in der Pause, ein Fitness Coach oder eine kurze Kochshow sind dabei Elemente, um ihre Zuschauer bei Laune zu halten. Nehmen Sie ihre Zuschauer mit in die Veranstaltung – lassen Sie Fragen zu oder erstellen Sie Mindmaps und sorgen so für eine rege Beteiligung bei ihren Gästen. Kleine Snackboxen als Give Away oder ein Quiz nach dem Hauptevent lasen die Veranstaltung nachhaltig werden und stärkt das Networking.
Was passiert nach der Veranstaltung? Making of Videos, Vorträge als Download oder Printmedien lassen die Teilnehmer ihre Veranstaltung in Erinnerung behalten. Wichtig ist, dass die Bulletpoints nachgelesen werden können. Vergessen Sie also nicht, den Content für nach dem Event schon vor dem Event zu planen.
Falls Sie weitere Fragen zur Umsetzung eines digitalen Events haben, so melden Sie sich gerne bei uns. Nähere Informationen finden Sie auf unserer Homepage.